Arbeitssicherheit in Kanzleien: bundesweite Elektroprüfungen für ETL DIAG

Ob Krankenhaus, Handwerksbetrieb oder Finanzdienstleister: Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige aller Branchen vertrauen auf die Beratungsleistungen der ETL. Sie gilt als führende Steuerberatungsgruppe in Deutschland. Seit November 2023 sorgt die Piepenbrock Unternehmensgruppe mit ihren Betriebsmittelprüfungen nach DGUV V3 bundesweit für Arbeitssicherheit in den Kanzleien.

Die ETL-Gruppe berät ihre Kunden in jeder Unternehmensphase – von der Gründung über die Expansion bis zur Nachfolge. Ihre Kernkompetenz ist die Steuerberatung. Darüber hinaus bietet die Unternehmensgruppe Wirtschaftsprüfung, Rechts- und Unternehmensberatung sowie Finanz-dienstleistungen an. Deutschlandweit betreuen rund 14.300 Mitarbeiter mehr als 293.000 Mandanten in über 950 Kanzleien. Darüber hinaus ist die ETL weltweit in über 60 Ländern präsent.

Als eine mehrerer Tochtergesellschaften unterstützt die ETL DIAG GmbH mit Sitz in Köln die Kanzleien als Servicepartner. Sie bietet ihnen Dienstleistungen in den Bereichen Datenschutz, Arbeitssicherheit und Elektroprüfung an. Mit Piepenbrock hat die DIAG einen Partner gefunden, der bundesweit gut aufgestellt ist und Wert auf eine langfristige Zusammenarbeit legt. Insgesamt sind 60 Prüftechniker des Dienstleisters aus verschiedenen Regionen in den Auftrag eingebunden.

Deutschlandweit ein starkes Netzwerk

Seit Auftragsstart hat Piepenbrock die elektrischen Betriebsmittel in rund 150 Kanzleien unter die Lupe genommen. „Wir prüfen alles, was einen Stecker hat: vom Monitor über das Handy-Netzteil bis hin zur Kaffeemaschine. Bisher sind knapp 32.000 Geräte zusammengekommen“, sagt Till Sprengelmeyer, Regionalkordinator Prüfservice bei Piepenbrock. Bei ihm laufen die Anfragen für anstehende Betriebsmittelprüfungen ein. Auf Grundlage des Einsatzortes und der Stückzahl schaut der Regionalkordinator, welche Mitarbeiter in welchem Zeitraum dafür zur Verfügung stehen. Im nächsten Schritt koordiniert er die Termine. In einigen Kanzleien prüfen die Piepenbrocker auch die elektrische Gebäudetechnik.

Dazu zählen unter anderem die Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik sowie Elektroverteilungen. „Unser Prüfservice ist deutschlandweit gut aufgestellt. Mit unserem starken Netzwerk erreichen wir auch Standorte, die weit ab vom Schuss sind“, betont Sprengelmeyer und nennt ein Beispiel. „Für die DIAG waren wir unter anderem in Kanzleien auf Norderney und im nordöstlichen Brandenburg im Einsatz. Unser Prüftechniker hatte überdurchschnittliche Anfahrt. Da zahlt sich eine gute Planung aus. Herausfordernd wird es, wenn Prüfungen kurzfristig ausfallen. In diesem Fall versuchen wir möglichst zeitnah Nachholtermine zu finden. Wenn wir in einer Region stark ausgelastet sind, ist das keine leichte Aufgabe.“

Bewusstsein für Arbeitssicherheit schaffen

Bevor Piepenbrock die Anfragen für die Betriebsmittelprüfungen erhält, ist die ETL DIAG mit den Kanzleien im Austausch. Der technische Ansprechpartner des Unternehmens ist selbst Elektrofachkraft. Er informiert die Mitarbeiter darüber, wie die Prüfung der elektrischen Betriebsmittel abläuft. „Viele haben sich bisher kaum mit dem Thema auseinandergesetzt. Sie haben viele Termine und befürchten, dass ihre Arbeit durch die Prüfung für eine längere Zeit unterbrochen wird. Eine Sorge, die unbegründet ist. Wir machen den Mitarbeitern zudem bewusst, dass regelmäßige Betriebsmittelprüfungen gesetzlich vorgeschrieben und

erforderlich sind. Immerhin geht es um notwendige Arbeitssicherheit.“ Eine Vorarbeit, die sich auszahlt, weiß Gülsah Tan, Geschäftsführerin der ETL DIAG GmbH: „Uns liegen immer wieder neue Anfragen für die Prüfungen in den Kanzleien vor. Das zeigt uns, dass Piepenbrock eine wirklich gute Arbeit leistet und die Akzeptanz für diese Dienstleistung wächst. Einigen Mitarbeitern fällt es schwer, ihre elektrischen Geräte übergangsweise in fremde Hände zu geben. Umso mehr freuen wir uns über diese tolle Entwicklung.“

Von Anfang an auf einer Wellenlänge

Auf der Suche nach einem langfristigen Partner hat die DIAG das Angebot von Piepenbrock über dessen Website angefragt. Einige Gespräche später ist daraus ein Rahmenvertrag entstanden. „Es gibt nicht viele Dienstleister, die Elektroprüfungen bundesweit abdecken können. Schon während der Vertragsanbahnung hat die Chemie mit den Mitarbeitern aus dem Prüfservice gestimmt. Also haben wir entschieden: Wir versuchen es zusammen“, schildert Tan. Daraus hat sich eine Partnerschaft entwickelt, die in den letzten eineinhalb Jahren gewachsen ist.

„Es war nicht unsere Erwartung, dass Piepenbrock mit dem Auftragsstart alle Standorte prüft. Wir haben uns bewusst herangetastet und geschaut, ob sich unsere Vorgehensweise bewährt. Dem können wir heute zustimmen”, so Tan. Neben immer mehr Kanzleien, die eine Betriebsmittelprüfung beauftragen, stehen im November die ersten Wiederholungsprüfungen an. „Für eine langfristige Zusammenarbeit knüpfen wir an jede Prüfung einen Folgeauftrag. Wir sind uns sicher, dass die Prüftechniker den Schwung an Arbeit gut bewältigen werden“, ist die DIAG optimistisch.

Anfahrtswege nachhaltig planen

Nachhaltige Werte verbinden die DIAG und Piepenbrock. Bei der Routenplanung versuchen die Partner, unnötige Wege zu vermeiden. Sprengelmeyer erklärt, wie das gelingt: „Liegen mehrere Kanzleien in der Nähe, fahren wir die Standorte gebündelt an. Dafür geht ein Kollege zum Beispiel für eine Woche ins Hotel. Von dort aus prüft er die Kanzleien in einem definierten Radius. Intelligente Planungen wie diese können wir gerade bei Nachholprüfungen berücksichtigen. Wir kennen die Adressen, die Anzahl der zu prüfenden Geräte und wissen, wann unser nächster Arbeitseinsatz ist.“

Während die bundesweite Streuung der Standorte eine Besonderheit im Auftrag darstellt, ist die Prüfung an sich für die Experten bewährter Alltag. Über eine Software dokumentieren die Piepenbrocker alle Ergebnisse. Funktioniert ein Betriebsmittel einwandfrei, erhält es eine Prüfplakette. Die DIAG hat Zugriff auf die zentrale Datenbank und damit auf alle Prüfprotokolle. Sie erhält einen Überblick über die erbrachten Leistungen und darüber, wann der nächste Prüfservice ansteht.

Gemeinsam lösungsorientiert

Pragmatismus und Offenheit zeichnen die Partnerschaft zwischen der DIAG und Piepenbrock aus. Über eine Tabelle geben sich Sprengelmeyer und sein Ansprechpartner der DIAG ein monatliches Update zu folgenden Fragestellungen: Welche Kanzleien werden begangen? Und was ist darüber hinaus geplant? „Besteht Klärungsbedarf, verbinden wir uns telefonisch“, sagt Sprengelmeyer. Unkomplizierte Abläufe, die Tan schätzt:

„Piepenbrock hat von Beginn an nach Lösungen gesucht, die den Anforderungen unserer Kanzleien gerecht werden. Mit dieser pragmatischen Vorgehensweise haben die Piepenbrocker unsere Prozesse vereinfacht. Ich finde es gut, dass wir offen und ehrlich miteinander umgehen. Wenn etwas im Argen ist, sprechen wir das klipp und klar aus. Ich wünsche mir weiterhin feste Ansprechpartner und bewährte Abläufe. Mit dieser stabilen Grundlage kann unsere Partnerschaft gut wachsen.“

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