Interview mit Tim Knipping und Dirk Kohlsaat: Was Piepenbrock für eine verantwortungsvolle Lieferkette tut

Das Inkrafttreten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) im Jahr 2023 hat nicht nur innerhalb der Piepenbrock Unternehmensgruppe einiges verändert. Viele Inhalte des Gesetzes beeinflussen das nachhaltige Engagement des Gebäudedienstleisters. Doch wie setzen das Familienunternehmen das LkSG um und welche Maßnahmen ergreift es für eine verantwortungsvolle Lieferkette? Im Interview geben Tim Knipping und Dirk Kohlsaat aus dem Einkauf bei Piepenbrock interessante Einblicke.

Das LkSG ist ein komplexes Thema. Deshalb vorneweg eine grundsätzliche Frage: Wie sind die Beschaffungsstrukturen bei Piepenbrock aufgebaut?

Knipping: Das Besondere bei uns ist, dass wir keine physischen Produkte, sondern Dienstleistungen verkaufen. Aber auch dafür benötigen wir Materialien wie Reinigungsmittel oder Maschinen. Gleichzeitig arbeiten wir in speziellen Fällen mit Nachunternehmern zusammen oder tätigen Investitionen in unsere

eigene Infrastruktur. Unsere Beschaffungsstrukturen sind also sehr heterogen. Wir greifen auf insgesamt 80.000 Lieferanten in unseren Systemen zurück. Von diesen zählen jährlich knapp zehn Prozent zu unseren aktiven Partnern. Darunter sind oftmals langjährige Geschäftsbeziehungen.

Wie sehen die Kriterien aus, nach denen die Kooperationspartner ausgewählt werden?

Knipping: Dafür gibt es klare Vorgaben. Dazu zählt beispielsweise, dass der Lieferant oder Dienstleister im Handelsregister eingetragen oder ein Gewerbe angemeldet haben muss. Zudem muss er eine Betriebshaftpflichtversicherung vorweisen, seine Sozialversicherungsabgaben gezahlt haben und unter Umständen erforderliche Zertifikate vorlegen können.

Das sind nur einige Paramater eines umfangreichen Qualifikationsprozesses.

Kohlsaat: Grundsätzlich ist es in 95 Prozent der Fälle so, dass wir eigeninitiativ auf einen potenziellen Nachunternehmer zugehen. Es kommt aber auch vor, dass sich Nachunternehmer aktiv bei uns bewerben. Das gilt unter anderem für den Winterdienst.

Was bedeutet die Einführung des LkSG für den Arbeitsalltag?

Kohlsaat: Das LkSG bedeutet für uns einen enormen bürokratischen Mehraufwand mit einem erhöhten Risikomanagement. Bei jedem unserer Lieferanten müssen wir sicherstellen, dass in der Zusammenarbeit kein wirtschaftliches oder haftungsseitiges Risiko besteht. Wir haben also jedem unserer 8.000 aktiven Lieferanten einen Fragebogen zugeschickt.

Für diesen gibt es allerdings keine Vorgabe, deshalb mussten wir eigenständig entscheiden, welche Informationen wir benötigen. Unser Vorteil ist, dass wir schon zu Beginn einer Geschäftsbeziehung einen hohen Qualitätsanspruch haben. Dadurch können wir mögliche Problemstellungen frühzeitig entgegentreten.

Welche Maßnahmen haben wir in diesem Zusammenhang umgesetzt?

Knipping: Wir haben viele formelle Vorgaben implementiert. Unter anderem haben wir unsere allgemeinen Einkaufsbedingungen und einen Supplier Code of Conduct veröffentlicht, eine Ombudsperson benannt und ein anonymes Beschwerdeverfahren installiert.

Darüber hinaus haben sich die Gesellschafter durch eine unterzeichnete Menschenrechtserklärung zur Einhaltung der Vorgaben aus dem LkSG bekannt. Insgesamt ist es ein Thema, das uns sehr stark beschäftigt.

Sie sprachen das Risikomanagement an: Wie halten wir systematisch nach, dass es bei der Vielzahl an Lieferanten keine Komplikationen gibt?

Knipping: Grundsätzlich ist die Schwierigkeit, dass es nicht überall die erforderliche Aufmerksamkeit gibt. Unsere Spanne reicht von weltweit agierenden Geschäftspartnern bis zu Kleinstunternehmen. Gerade Letztere verstehen oft nicht, welchen Hintergrund das LkSG hat. Das ist ein großes Problem.

Hier muss mehr ein Bewusstsein geschaffen werden. Glücklicherweise hilft hier ein Softwaresystem, über das wir Hinweise und Informationen bekommen, wenn bei einem unserer Geschäftspartner diesbezüglich Probleme auftreten. So können wir dann zeitnah reagieren. Anders wäre das Ganze nicht zu bewerkstelligen.

Welche weiteren Herausforderungen erwarten sie durch das LkSG für die Zukunft?

Kohlsaat: Durch unsere präventiven Maßnahmen können wir viele Risiken schon im Vorfeld reduzieren. Allerdings steuern wir den Umgang mit dem LkSG zentralseitig. Das heißt, wir betreuen beispielsweise auch unsere Industrietöchter mit. Dadurch müssen wir unter anderem auch internationale Geschäftspartner in die Bewertung einbeziehen – das ist nicht immer einfach.

Knipping: Schwierig ist außerdem, dass es keine offiziellen und standardisierten Vorgaben oder Fragenkataloge gibt.

Jedes Unternehmen muss also eigenständig entscheiden, was es von seinen Lieferanten wissen muss. Hierfür werden wir demnächst eine Risikomatrix erarbeiten, die uns die Beurteilung erleichtert. Außerdem wollen wir unser Berichtswesen verfeinern und unsere Mitarbeiter weiter einbeziehen. Dadurch erhoffen wir uns insgesamt noch mehr Verständnis für das Thema.

Weitere Informationen zu unserem Umgang mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz und unserem nachhaltigen Engagement finden Sie in unserem aktuellen Nachhaltigkeitsbericht.