Warum braucht man ein Leistungsverzeichnis in der Reinigung?

Saugen, feuchtwischen oder Griffspuren entfernen: Auftraggeber haben klare Anforderungen an Leistungen in der Gebäudereinigung. Im Leistungsverzeichnis stehen die anfallenden Reinigungsaufgaben beschrieben. Doch welche Rolle spielen Leistungsverzeichnisse bei Ausschreibungen und darüber hinaus für die Piepenbrock Unternehmensgruppe als Gebäudedienstleister?

Ob Angebotsphase, Implementierung oder Regelleistung: Das Leistungsverzeichnis begleitet Piepenbrock über den gesamten Prozess einer Zusammenarbeit in der Reinigung. „Während vorwiegend größere Kunden direkt ein Leistungsverzeichnis mitschicken, erwarten andere von uns, dass wir ihnen einen Vorschlag für die Leistung unterbreiten“, sagt Tim Klages,

Teamleiter Kalkulation IGM im Angebotsmanagement bei Piepenbrock. „Bekommen wir ein Leistungsverzeichnis an die Hand, arbeiten wir mit dieser Vorgabe. Falls nicht, greifen wir auf unser eigenes Dokument zurück. Damit machen wir insgesamt die Leistungen verschiedener Aufträge miteinander vergleichbar.“

Was ist ein Leistungsverzeichnis?

Das Leistungsverzeichnis beschreibt in einem Dokument alle Reinigungsaufgaben, die in einem Auftrag anfallen. Der Reinigungsturnus gibt Aufschluss über die Häufigkeit der auszuführenden Tätigkeiten. Grundlage eines Leistungsverzeichnisses ist das Raumbuch mit einer Auflistung der zu reinigenden Flächen. Ähnliche Räume werden einer Raumgruppe zugeordnet – zum Beispiel Büros, Teeküchen oder Sanitärbereiche.

„Den Leistungsumfang für die jeweilige Raumgruppe bestimmen wir in enger Absprache mit unserem Auftraggeber. In Sanitärbereichen gibt es zum Beispiel eine besonders hohe Anforderung an die Hygiene und damit an die Häufigkeit und Qualität der Reinigung“, berichtet Klages aus der Praxis. Im Raumbuch stehen auch Informationen über Grundflächen, Raumnummern und Bodenbeläge

Raumbuch in der Reinigung

Mit Blick auf das Reinigungsergebnis lassen sich zwei Arten von Raumbüchern unterscheiden: „Im leistungsorientierten Raumbuch liegt der Schwerpunkt auf der Durchführung der Reinigung. Neben einem allgemeinen Qualitätsstandard gibt eine Leistungsbeschreibung vor, wie oft und mit welchen Methoden gereinigt wird. Diese Beschreibung bietet der Reinigungskraft eine genaue Anleitung für ihre Arbeit.

Im ergebnisorientierten Raumbuch liegt der Fokus auf dem gewünschten Reinigungsergebnis. Wir als Dienstleister entscheiden, mit welchem Turnus und mit welchen Methoden wir das Ergebnis erreichen. Dieses Vorgehen soll nicht erforderliche Reinigungen vermeiden und den Aufwand reduzieren – bei gleichbleibender Qualität“, erklärt Lena Fellhölter, Anwendungstechnikerin bei Piepenbrock.

Leistungsverzeichnis Reinigung erstellen

Schon bevor ein Vertrag unterschrieben ist, sorgt das Leistungsverzeichnis für Transparenz auf beiden Seiten. „Wir nutzen das Dokument als Gesprächsgrundlage mit dem Kunden. Welche Erwartungen stellt der Auftraggeber an die Reinigung? Und ganz wichtig: Haben wir seine Anforderungen verstanden? Wir klären offene Fragen und passen Fakten auf dieser Grundlage gemeinsam im Leistungsverzeichnis an“, sagt Klages und führt aus.

„Dabei verstehen wir uns als Berater. Wir setzen Impulse und hinterfragen Dinge. Mit einem klaren Ziel: Wir möchten unseren Kunden eine gute Leistung bieten. Das funktioniert nur, wenn wir ihn verstehen:” Das Leistungsverzeichnis unterstützt dabei, die individuellen Erwartungen eines Kunden zu erfüllen. Dass sich diese deutlich voneinander unterscheiden können, weiß auch Fellhölter: „Jeder hat einen anderen Blick darauf, was er als sauber oder schmutzig empfindet – das trifft auch auf unsere Auftraggeber zu.”

Fehler in Leistungsverzeichnissen vermeiden

Neben Erwartungen müssen die Fakten im Leistungsverzeichnis stimmen. „Im Raumbuch müssen die Raumnummern vollständig und aktuell sein sowie die Flächenangaben stimmen. Damit können wir Fehler in der Kalkulation vermeiden.

Bei der Objektbegehung machen wir uns persönlich ein Bild von den eingerichteten Gebäuden des Kunden. Fehlende Informationen sammeln und ergänzen wir vor dem Auftragsstart. Denn eine fehlerfreie Planung bildet eine stabile Grundlage, um den Auftrag ordentlich ausführen zu können. Das hat für uns Priorität“, sagt Fellhölter.

Qualität prüfen in der Reinigung

Erfüllt die Reinigung die festgelegten Qualitätsanforderungen des Kunden? Mit regelmäßigen Qualitätsprüfungen geht Piepenbrock dieser Frage im laufenden Auftrag auf den Grund. „Wir vergleichen die erbrachten Leistungen mit den vereinbarten Anforderungen. Die Übereinstimmungen und Qualitätsabweichungen dokumentieren wir als Nachweis für den Kunden und für uns.

Das gibt Sicherheit – dem Auftraggeber genauso wie uns als Dienstleister“, so Fellhölter. „Kommt es zu Reklamationen, können wir uns auf die vereinbarten Leistungen beziehen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Kurzum: Das Leistungsverzeichnis unterstützt uns dabei, die Qualität im Auftrag zu sichern.“