„Eine digital transformierte Welt im Immobilienbetrieb braucht eine Struktur“

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Klaus Aengenvoort und Mahmut Tümkaya

Klaus Aengenvoort ist Vorsitzender des Branchenverbands CAFM RING, der sich für die Digitalisierung von Prozessen im Facility Management einsetzt. Im Round-Table-Gespräch diskutiert er mit Mahmut Tümkaya, Geschäftsleiter Großkunden Ganzheitliches Facility Management bei Piepenbrock, die Auswirkungen des digitalen Wandels auf den Betrieb von Immobilien.

Das Thema Digitalisierung im Facility Management ist in aller Munde. Welche Auswirkungen hat die digitale Revolution auf den Gebäudebetrieb?

Klaus Aengenvoort: Aus meiner Sicht gibt es zwei Komponenten, bei denen die Digitalisierung relevant ist. Zum einen betrifft sie das Management an sich – also wie Abläufe geplant, gesteuert und abgewickelt werden, zum anderen die Services selbst. Wo wir heute Bruchstellen durch Outsourcing, Unternehmensgrenzen und manuelle Verwaltungstätigkeiten haben, müssen wir zukünftig flüssige Übergänge schaffen. Dabei können IT-Systeme enorm helfen. Hier sehe ich großes Potenzial, Abläufe zu beschleunigen und die Produktivität zu steigern. Bei den Services kommen unter anderem die Themen Robotik und Sensorik zum Tragen. Natürlich spielt auch die Verknüpfung der Komponenten Management und Dienstleistung eine große Rolle.

Mahmut Tümkaya: Auf die Immobilienbranche bezogen heißt Digitalisierung, dass alle Lebenszyklusphasen von Gebäuden durch diese Entwicklung betroffen sind. 

Als FM-Dienstleister sind wir in der Lebenszyklusphase des Gebäudebetriebs tätig, aber die Digitalisierung betrifft alle Teilsegmente vom Bau der Immobilie bis zu ihrem Abriss. Zwischen den Phasen gibt es starke Zusammenhänge bei der Erfassung und Bereitstellung von Informationen. Wenn es gelingt, die Puzzleteile stimmig zusammenzusetzen, ergeben sich echte Mehrwerte.

Klaus Aengenvoort: Deshalb ist Building Information Modeling (BIM) ein ganz wichtiges Thema. Es geht nämlich nicht nur um die Frage, wie wir Gebäudebau und -betrieb operativ abwickeln, sondern auch darum, Einfluss darauf zu nehmen wie die Gebäude der Zukunft aussehen. Was nützt mir das beste Gebäude, wenn ich nicht an seine Daten komme? Der Gebäudebestand muss durch intelligente Nachrüstmethoden fit gemacht werden für die Digitalisierung.

Modernes Facility Management ist ohne digitales Informationsmanagement und bedarfsgerechte Softwarelösungen heute nicht mehr möglich. Würden Sie zustimmen?

Klaus Aengenvoort: Ich würde der These absolut zustimmen. Gebäude mit der Schreibmaschine oder mit einem Worddokument zu managen, ist heute wahrscheinlich nicht mehr möglich. Das ist einfach eine Frage der Kosten. Digitales Informationsmanagement ist ein ganz entscheidender Bestandteil in der optimalen Ausführung von Services, denn es vermeidet Informationsverluste und verbindet Systeme miteinander.

Mahmut Tümkaya: Als Dienstleister sage ich, dass ein Gebäude in Deutschland ohne digitales Informationsmanagement nicht zu bewirtschaften ist. Seitens der Gesetzgeber sind in den vergangenen Jahren Vorgaben beim Thema Betreiberverantwortung hinzugekommen, die das unmöglich machen. Außerdem war der Kostendruck immer ein entscheidender Treiber der Entwicklung in unserer Branche. Wer Gebäude wirtschaftlich betreiben möchte, kommt nicht umhin den digitalen Weg einzuschlagen.

Welche Informationen müssen gemanagt werden müssen, um Prozesse effizient zu gestalten?

Klaus Aengenvoort: Die relevanten Informationen leiten sich immer vom Prozess ab, den man betrachtet. Es geht darum nur solche Informationen zu pflegen, die wir brauchen, um bestimmte Anwendungsfälle zu optimieren. Wenn wir das Thema Betreiberverantwortung nehmen, muss ich wissen, welche Anlagen und Bauteile sich in dem Gebäude befinden. Habe ich einen Aufzug oder eine Kälteanlage? Ist es kalt, ist es warm, ist es nass? Das sind Daten, die uns Sensoren liefern können. Diese Informationen benötige ich, um in der Bewirtschaftung des Gebäudes konkrete Maßnahmen zu definieren.

 

Mahmut Tümkaya: Wenn wir beispielsweise von einem Neubau sprechen, brauchen wir als Facility Manager die Informationen, die in den Lebenszyklusphasen vor dem Gebäudebetrieb entstehen. Mit BIM gibt es dort bereits einen Standard, der konsequent genutzt werden muss.

Wenn wir heute in der Lebenszyklusphase des Gebäudebetriebs angekommen sind, fehlen uns zwischen 30 und 40 Prozent der Informationen, die wir für die Bewirtschaftung benötigen. Diese müssen wir uns aufwändig im Betrieb erarbeiten. Es geht also darum, diese Bruchstellen und den einhergehenden Informationsverlust zu minimieren.

Klaus Aengenvoort: Das ist das Problem: Wenn es um ein Ersatzteil geht, muss sich heute ein Mitarbeiter ins Auto setzen, zum Kunden fahren, nachschauen, zum Lager fahren, das Teil suchen, wieder zur Immobilie fahren und es einbauen. So vergehen mehrere Stunden Arbeitszeit. Wenn man auf dem Tablet oder auf dem Handy nachschauen kann, welches Bauteil defekt ist, reduziert sich die Zeit immens. Insgesamt ergeben sich ganz andere Organisationsstrukturen, weil wir digital an Informationen kommen, die wir heute nur darüber erlangen können, dass wir einen Mitarbeiter vor Ort haben.

Mit dem Informationsverlust geht ein ökonomischer Schaden einher. Umgekehrt gefragt: Welche Produktivitätssteigerung kann durch Digitalisierung erzielt werden?

Klaus Aengenvoort: Es ist nicht übertrieben, wenn ich mit Blick auf andere Branchen sage, dass 10 bis 15 Prozent Produktivitätsvorteile realisierbar sein sollten. Im Facility Management sind wir in einer guten Position, weil wir beispielsweise im Vergleich zum Planen und Bauen ähnliche Aufgaben innerhalb von kurzen Intervallen immer wieder ausführen. Wenn wir einen Vorgang einmal optimieren, dann multipliziert sich der Effekt und der Return on Investment ist folglich höher.

Mahmut Tümkaya: Möglicherweise sind sogar Produktivitätssteigerungen von mehr als 20 Prozent möglich. Wir haben Kundenprojekte, bei denen wir tatsächlich Einsparungen in dieser Größenordnung realisiert haben. Durch die Digitalisierung werden Schwachstellen aufgedeckt, die schon über Jahre bestehen, aber bislang aufgrund fehlender digitaler Werkzeuge nicht bemerkt wurden.

Wer zahlt am Ende die Rechnung der Digitalisierung – Auftraggeber oder FM-Dienstleister?

Klaus Aengenvoort: Jeder wird das tun, was für seinen eigenen Betrieb und seine eigene Wettbewerbssituation optimal ist. Der Dienstleister wird das tun, was für sein Geschäft am zielführendsten ist. Anschließend wird er versuchen, seine Vorteile im Wettbewerb geltend zu machen. Dann geht es vielleicht auch nicht mehr darum, das preisgünstigste Angebot zu liefern, sondern um die Frage, inwieweit durch die Verknüpfung von Systemen auch Kosten auf Auftraggeberseite gespart werden können. Die Gesamtrechnung ist das Entscheidende.

Mahmut Tümkaya: Druck wird immer durch die Kostensituation erzeugt. Die Verantwortung zur Digitalisierung liegt aber auf beiden Seiten: beim Auftraggeber und beim Auftragnehmer. Bei aller Notwendigkeit zur Digitalisierung muss das Produkt, das wir als Dienstleister bieten, aber auch zum Bedarf des Auftraggebers passen und für diesen bezahlbar sein. Jeder muss investieren, sonst setzt er auf mittlere Sicht seine Existenz aufs Spiel.

Klaus Aengenvoort: Durch die digitale Transformation entstehen auf Seiten des Dienstleisters digital vorliegende Informationen, an denen auch Kunden ein Interesse haben könnten. Das heißt, das Produkt der Zukunft wird vielleicht nicht mehr nur die reine Serviceleistung sein. Auch die digitalen Datensätze können angeboten werden. Sie sind möglicherweise das Handelsgut der Zukunft. Es muss auf beiden Seiten die Bereitschaft geben, digital zusammenzuarbeiten. Damit das funktioniert, brauchen wir Standards. Das ist es, was unsere Arbeit im CAFM RING antreibt. Denn um Standards zu schaffen, ist ein Austausch mit Unternehmen notwendig, mit denen man eigentlich im Wettbewerb steht. Ohne SEPA zum Beispiel könnten wir keine internationalen Überweisungen tätigen. Alle Banken der Welt haben sich auf einen universal gültigen Standard geeignet. Und nur deswegen kann ich von Hawaii nach Hong Kong 20 Dollar überweisen.

Herr Aengenvoort, was macht die Arbeit des CAFM RING aus?

Klaus Aengenvoort: Wir sind der Verband für die Digitalisierung im Immobilienbetrieb. Dabei geht es um Marketing-Maßnahmen, technische Maßnahmen und die Definition von Standards. Wir möchten die Stakeholder im Immobilienbetrieb an einen Tisch bekommen. Inzwischen hat sich im CAFM RING eine Gruppe von Unternehmen zusammengefunden, die dabei sehr engagiert ist.

Das sind IT-Unternehmen, aber auch Dienstleister mit starken Digitalisierungstendenzen sowie Anbieter von Digitalisierungsleistungen. Es gilt die Barrieren der Zusammenarbeit auf der digitalen Ebene abzubauen.

Sie werben als Verband für die Softwarelösung CAFM-Connect. Was macht das System aus?

Klaus Aengenvoort: CAFM-Connect ist ein Standard, um ein Gebäudemodell mit Räumen, Anlagen und den dazugehörigen Dokumenten in einem Format abzuspeichern, das für alle Beteiligten gleich ist. Der Dienstleister kann damit seinen Auftrag vorbereiten und gegebenenfalls fehlende Informationen einpflegen. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gibt er diese Datei entweder aufgewertet zurück oder sie verbleibt beim Dienstleister. Das hängt vom Vertragskonstrukt ab. Bei einer Ausschreibung kann mit diesem Datensatz viel genauer kalkuliert werden und natürlich verbessert er auch die Projektimplementierung von Gebäudemanagern.

Mahmut Tümkaya: Der Informationsverlust über die einzelnen Lebenszyklusphasen des Gebäudes wird durch den Einsatz von CAFM-Connect ausgeschaltet. Das Format kann der Standard für das digitale Abbild des Gebäudes sein. Wenn es zum Beispiel einen Dienstleisterwechsel gibt, muss nicht wieder angefangen werden, die Daten zu verifizieren. Daraus leitet sich ein großer Nutzen für den Gebäudebetrieb ab.

Warum ist es so wichtig Standards zu definieren?

Klaus Aengenvoort: Eine digital transformierte Welt im Immobilienbetrieb braucht eine gewisse Struktur. Unsere Vision ist, dass es in zehn Jahren eine komplett digitale Abwicklung von Betriebsprozessen über Unternehmensgrenzen und Lebenszyklusphasen hinweg gibt. Wir brauchen Standards, damit ein Stakeholder den anderen verstehen kann. Nur dann wird es Plattformen oder eine Cloud geben, an die sich Dienstleister, Handwerker, Bauherren und die Gebäude andocken können.

Dafür wollen wir als Verband die Rahmenbedingungen, die Regeln und den Know-how-Transfer beisteuern. Nehmen wir ein einfaches Beispiel aus den kaufmännischen Prozessen. Warum einigen wir uns als Branche nicht auf ein einheitliches Format der elektronischen Rechnung, das von allen Prozessbeteiligten verarbeitet werden kann? Aufgrund der hohen Anzahl an Transaktionen ist das der näherliegende Schritt als ein komplexes Gebäudedatenmodell.

Welche werden die nächsten Schritte bei der Digitalisierung im Facility Management sein?

Klaus Aengenvoort: Inhaltlich wird die nächste Herausforderung sein, Standards zu schaffen, um die gesamte Sensorik und Gebäudeleittechnik anzubinden. Aber wir dürfen nicht vergessen danach zu fragen, was die Digitalisierung für die Menschen bedeutet. Wir müssen aufpassen, dass der Begriff Digitalisierung nicht negativ besetzt wird, wenn wir ständig über Produktivitätssteigerung und Kosteneinsparung reden. Die Leute wollen wissen, wie das ihre Arbeitsplätze verändert.

Es werden Arbeitsplätze wegfallen, aber in anderen Segmenten entstehen dafür neue. Als die Dampfmaschine aufkam, war es unvorstellbar, dass es keine Pferdekutschen mehr geben würde – die Kutscher hatten mit dieser Entwicklung ein großes Problem. Aber die Söhne der Kutscher hatten dann schon ganz andere Berufe und genauso gilt es die Menschen heute zu befähigen. Ich bin mir sicher, dass die Digitalisierung mehr Chancen als Risiken birgt.