Veranstaltungen am Puls der Zeit

Das World Conference Center Bonn (WorldCCBonn) setzt als Tagungs- und Kongresszentrum Maßstäbe. Inmitten modernster Architektur finden dort bis zu 7 000 Personen Platz. Das Haus bietet perfekte Bedingungen für unterschiedlichste Arten von Veranstaltungen. Mit seinen Gebäudedienstleistungen trägt Piepenbrock zum Erfolg des WorldCCBonn bei.

Auf ihrem Weg zum Rednerpult geht Petra Fuchs zielstrebig an kreisförmig angeordneten blauen Stühlen vorüber, passiert einige lang gezogene Treppenstufen und überquert einen Teppich, der die kräftige Farbe der Sitzmöbel aufgreift. Ihr Blick wandert nach oben, wo ein riesiger Bundesadler majestätisch seine Flügel spannt. „Das ist der schönste Arbeitsplatz in ganz Bonn“, schwärmt die Objektleiterin von Piepenbrock. Ihr Arbeitsort in der Metropole am Rhein hat nicht nur optisch einiges zu bieten, sondern er besitzt sogar eine historische Bedeutung. Von 1992 bis zum Umzug nach Berlin im Jahr 1999 tagte hier im Plenarsaal der Deutsche Bundestag. Hinter dem Pult, wo Petra Fuchs jetzt steht, gaben schon Helmut Kohl und Gerhard Schröder Regierungserklärungen ab. Heute bildet der ehemalige Plenarsaal gemeinsam mit dem neu errichteten Hauptgebäude das World Conference Center Bonn.

Mit seiner modernen technischen Ausstattung bietet das Veranstaltungszentrum vielfältige Nutzungsmöglichkeiten und Raum für bis zu 7 000 Menschen. Wirtschaftsunternehmen stellen hier ihre neuen Produkte vor, Politiker debattieren bei Bundesparteitagen, wissenschaftliche Konferenzen fördern neue Erkenntnisse zutage, DAX-Unternehmen nutzen das WorldCCBonn für Hauptversammlungen und sogar als Bühne für klassische Konzerte sind die Gebäude häufig gebucht. Heute bietet das Plenargebäude dem „Global Festival of Action” der Vereinten Nationen (UN) eine Plattform. Parallel zur UN-Veranstaltung findet im Hauptgebäude die Fachmesse für Werbemittel und Merchandising Haptica statt. Die Doppelbelegung sei kein Einzelfall, erklärt Ralf Kegel, der im WorldCCBonn für das Facility Management verantwortlich zeichnet. „Es kommt häufig vor, dass wir mehrere Kunden gleichzeitig bedienen – unser Gesamtkomplex bietet uns diese Option“, so Kegel.

Einzigartiges Konferenzzentrum

„Der Plenarsaal bietet eine einzigartige Tagungsmöglichkeit, die es auf der Welt nur hier gibt“, sagt Eva Lenz, Communication Managerin beim WorldCCBonn. In Verbindung mit dem 2016 fertiggestellten Hauptgebäude verfüge man über ein stimmiges Gesamtmodell mit 5 000 Quadratmetern Ausstellungsfläche, das von den Auftraggebern sehr gut angenommen werde. Die großen Präsentationsflächen werden dabei variabel mit unterschiedlich großen Tagungsräumen, Cateringbereichen und Verweilzonen kombiniert. Vom Shuttleservice über das Bereitstellen von Dolmetschern, die Licht-, Ton- und Lasertechnik bis zum Catering werde dem Auftraggeber ein maßgeschneidertes Gesamtpaket geschnürt.

„Unser Motto lautet: ‚Was der Kunde will, das bekommt er‘“, bringt es Kegel auf den Punkt. Pro Jahr finden hier etwa 130 Veranstaltungen statt, was einer Zahl von 250 Veranstaltungstagen entspricht – Aufbau und Abbau nicht eingerechnet. „Unsere Kunden haben das WorldCCBonn 2017 zum Gewinner des Location Awards für Messe- und Kongresszentren gewählt – darauf sind wir sehr stolz“, freut sich Eva Lenz. Der Erfolg sei neben den modernen Gebäuden vor allem ein Verdienst des Teams und der verlässlichen Partner.

Partnerschaft für Gebäudeservices

Einer dieser Partner ist der Gebäudedienstleister Piepenbrock. „Unsere Kunden möchten saubere Räumlichkeiten vorfinden“, formuliert Ralf Kegel den klaren Auftrag. Damit das WorldCCBonn dieser Anforderung umfassend gerecht wird, hat sich das Unternehmen 2015 zur Zusammenarbeit mit Piepenbrock entschlossen. „Insgesamt sprechen wir dabei von unterschiedlichen Leistungen: In bestimmten Bereichen erfolgt eine werktägliche Unterhaltsreinigung. Das betrifft zum Beispiel Büros, die Pforte oder Servicebereiche, wo Dienstleister ihre Umkleideräume haben. Dann gibt es veranstaltungsabhängige sowie veranstaltungsbegleitende Reinigungsservices“, sagt Jürgen Schneider, der als Piepenbrock-Niederlassungsleiter die betriebliche Verantwortung für den Auftrag trägt.

Die Tageskräfte des Unternehmens sorgen zum Beispiel dafür, dass bei Tagungen, Messen und Kongressen die Toilettenanlagen sauber, Verbrauchsmaterialien wie Handtücher und Seife aufgefüllt und die Mülleimer geleert sind. Auch die Bewirtschaftung der Außenflächen, wozu die Pflege der Grünanlagen, Grauflächen und der Winterdienst zählt, übernimmt Piepenbrock für das WorldCCBonn. Außerdem führt der Gebäudedienstleister die Reinigung des zum Komplex gehörenden Parkhauses durch.

Hochgradig flexibel

„Mit dem Kunden stimmen wir ab, wie viele Servicekräfte er an den Veranstaltungstagen im Einsatz haben möchte“, sagt Facility Manager Kegel. Dabei ist Planungskompetenz gefragt. Wir geben vor, zu welcher Uhrzeit die Reinigung beginnen kann und wann sie beendet sein muss“, erklärt Kegel. Die Aufgabe von Piepenbrock-Objektleiterin Petra Fuchs besteht dann darin, die Ausführung zu planen. „Je mehr Zeit zur Verfügung steht, desto weniger Reinigungskräfte werden benötigt. Umgekehrt habe ich bei einem kurzen Zeitraum einen entsprechend höheren Personalbedarf“, so Fuchs. Vor allem ist dabei ein hoher Grad an Koordination gefordert. Für diese ist Piepenbrockerin Petra Fuchs in enger Abstimmung mit Ralf Kegel und dessen Projektleitern auf Seiten des WorldCCBonn zuständig. „Sie identifiziert sich voll und ganz mit dem Haus und sorgt mit unglaublichem Einsatz dafür, dass der Kunde und dessen Kunden zufrieden sind“, lobt Piepenbrock-Niederlassungsleiter Jürgen Schneider. Eine zentrale Anforderung an den Dienstleister ist ein Höchstmaß an Flexibilität.

Das WorldCCBonn versendet immer drei Monate im Voraus die Veranstaltungsübersicht für die kommenden drei Monate, um eine grobe Vorplanung zu ermöglichen. Je näher das Event rückt, desto konkreter werden die Beauftragungen. „Es kommt nicht selten vor, dass einer unserer Kunden am Tag vor der Veranstaltung sagt: ‚Ich brauche noch fünf Räume mehr‘“, sagt Ralf Kegel. „Dann sind nicht nur wir gefordert, sondern auch Piepenbrock.“ Fuchs schaffe es dann immer wieder, auf kurzfristige Auftragserweiterungen schnell zu reagieren. „Überspitzt gesagt brauchen wir manchmal fünf Leute, am nächsten Tag aber 25 – diese Flexibilität kann nur ein großes Unternehmen bieten“, macht Kegel deutlich. „Ich sehe das sportlich. Dieser Auftrag lebt. Eine Routine gibt es nicht und genau das macht das Geschäft spannend“, sagt Piepenbrock-Objektleiterin Fuchs mit einem Lächeln.

Herausforderung Weltklimakonferenz

Am meisten gefordert waren das WorldCCBonn und sein Dienstleistungspartner im November 2017, als über einen Zeitraum von zwei Wochen die 23. Weltklimakonferenz der Vereinten Nationen in Bonn stattfand. In dieser Zeit sorgten etwa 50 Mitarbeiter des Gebäudedienstleisters rund um die Uhr für saubere Tagungsräume. „Dafür haben wir Kräfte aus dem gesamten Umland zusammengezogen. Unsere Mitarbeiter waren 24 Stunden im Mehrschichtsystem im Einsatz, da durchgängig getagt wurde. Ein besonderes Augenmerk lag auf den tagesbegleitenden Services.

Dabei haben wir in kurzen Zeitintervallen Toilettenanlagen und Verkehrsflächen kontrolliert und spontan auftretende Verschmutzungen beseitigt“, erinnert sich Jürgen Schneider. Alle Mitarbeiter mussten für die Arbeit auf der Weltklimakonferenz eine Sicherheitsüberprüfung durchlaufen. „Das hat gut funktioniert mit Piepenbrock, genau wie ich mit der gesamten Ausführung des Auftrags durch Piepenbrock sehr zufrieden bin. Wir pflegen einen offenen, ehrlichen Austausch. Wenn es einmal Probleme gibt, werden sie angesprochen und ausgeräumt – so muss es sein“, zieht Ralf Kegel Bilanz.