Nicht am falschen Ende sparen

Die Facility-Management-Branche steht nie still: Neue Kundenbedürfnisse und Anforderungen, organisatorische Anpassungen oder Nachhaltigkeitsthemen formen die Zukunft der Gebäudedienstleister maßgeblich. Beim digitalen Treffpunkt FM referierten Experten an zwei Tagen unter dem Motto „TransVation im Facility Management“ über die Entwicklung von Facility Services sowie aktuelle digitale Trends. Mahmut Tümkaya, Geschäftsführer Piepenbrock FM Consulting, erläuterte in seinem Vortrag, wovon eine erfolgreiche Vergabe und Implementierung von Facility-Management-Leistungen beim Kunden abhängen.

Zahlreiche Teilnehmer informierten sich beim diesjährigen Treffpunkt FM über innovative Lösungen in einer sich wandelnden FM-Branche. Unternehmensberatungen antworteten zum Beispiel auf die Fragen, welche Vorteile ein externer Facility-Management-Anbieter bringt oder wie Gebäudedienstleistungen effizient gesteuert werden. Auch die Sicht der Auftraggeber rückte in den Fokus. So berichtete ein Unternehmen welche Schwierigkeiten existieren, einen passenden Gebäudespezialisten zu finden. Einen authentischen Praxisbericht zu den Herausforderungen und Schwachstellen in den Vergabeprozessen lieferte Mahmut Tümkaya, Piepenbrock-Geschäftsführer FM Consulting.

Am darauffolgenden Tag standen die Digitalisierung und Systemlandschaft des Facility Managements auf der Agenda. „Der Austausch mit weiteren Experten unserer Branche ist wichtig, um Prozesse und Strukturen verschiedener Marktteilnehmer besser zu verstehen. Der Treffpunkt FM hat wieder gezeigt, wie schnell wir wachsen und den Kunden somit neue Lösungen anbieten können“, so Tümkaya. Veranstalter der virtuellen Tagung waren der Fachverlag „Der Facility Manager“, die Unternehmensberatung M.O.O.CON sowie TÜV Süd Advimo.

Motivation und Ziele bei Ausschreibungen

Worauf es insbesondere in der Vorbereitung, aber auch in der eigentlichen Ausschreibungsphase beim Auftraggeber, aber auch beim FM-Dienstleister ankommt, verdeutlichte Mahmut Tümkaya in seinem Fachvortrag. Neben der bekannten Vergabe von Ausschreibungen nach GEFMA 501-1 spielen die Motivation und die Ziele beider Partner eine entscheidende Rolle. Der Kunde möchte zum Beispiel seine Gebäudekosten senken, die Dienstleistungsqualität erhöhen und die Prozesse effizienter steuern.

Mit dem Zweck, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren und Innovationen voran zu treiben. Aus Sicht des Gebäudedienstleisters sind sowohl das Auftragsvolumen, aber auch sich auf dem Markt zu etablieren und das Unternehmensimage zu steigern relevante Zielvorgaben. Entscheidend für beide Partner ist: Den Großteil der Interessen in Einklang zu bringen, um somit Risiken in der Auftragsvergabe möglichst gering zu halten.

Herausforderungen in der Angebotserstellung

Um den Kunden eine maßgeschneiderte Lösung anzubieten, benötigt Piepenbrock umfangreiche Informationen rund um das Unternehmen und die Anforderungen an die Dienstleistung. Hierbei spielt die Qualität der Vergabeunterlagen eine entscheidende Rolle. Gibt es Widersprüche oder Dopplungen in den Ausschreibungsdaten? Fehlen standortspezifische Informationen zum Beispiel für Anmeldeprozesse oder besondere Anforderungen zum Arbeitsschutz? Sind gesonderte Wünsche vermerkt? Wichtige Fragen, die im Vorfeld der Angebotserstellung zu klären sind. Aber auch während der Dienstleister das Angebot bearbeitet, können neue Rahmenbedingungen auftauchen. Die Wünsche und Anforderungen der Kunden ändern sich: Und somit auch die Kostenstruktur und der Zeitplan für den Auftrag.

Darüber hinaus erschwert eine unzureichende Datenqualität den Vergabeprozess. „Falsche Daten und Annahmen zum Beispiel zur Gebäudestruktur verursachen Fehlkalkulationen. Genau das möchten wir vermeiden. Aus diesem Grund sind wir auf korrekte und strukturierte Angaben unserer Auftraggeber angewiesen“, erläutert Mahmut Tümkaya. „Unser Ziel ist, passgenaue Angebote für unsere Kunden zu schnüren. Je mehr Informationen und Daten wir erhalten, desto spezifischer und passgenauer wird das Angebot.“ Zusammenfassend gilt: Auftraggeber sollten in ihrer Ausschreibungsphase auf strukturierte und vollständige Daten sowie ein realistisches Zeitmanagement achten. Denn Einsparungen am falschen Ende kosten letztendlich beide Partner Zeit und Geld.