So finden Sie den richtigen Dienstleister

Eine Immobilie zu betreiben und die Technische Gebäudeausrüstung (TGA) instand zu halten, kostet Zeit. Zeit, die viele Unternehmen lieber in ihr Kerngeschäft investieren, indem sie das Gebäudemanagement an einen externen Dienstleister auslagern. Das möchten Sie auch? Welche Services dazugehören, wie Sie am besten vorgehen und was Sie bei der Vergabe beachten sollten, haben wir für Sie zusammengefasst.

Warum sollten Sie über eine externe Vergabe nachdenken?

Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, sparen Zeit und Kosten. Sie müssen kein Personal für das Technische Gebäudemanagement (TGM) einplanen. Um Urlaubs- und Krankheitsvertretungen oder Nachbesetzungen müssen Sie sich ebenso wenig kümmern. Vieles spricht für die Vergabe Ihrer Technischen Facility Services an einen Spezial-Dienstleister. Dennoch ist so eine Entscheidung genau abzuwägen. Passt ein Outsourcing in Ihre Unternehmenskultur? Welche Vergabeart eignet sich am besten? Einzel-, Paket- oder Gesamtvergabe? Mehrere Faktoren spielen eine Rolle:

• Wie weit liegen Technisches Facility Management (TFM) und Ihr Kerngeschäft auseinander? Haben Sie intern die Expertise, die Aufgaben im TFM fachgerecht zu erledigen?
• Haben Ihre Mitarbeiter Kapazitäten, um die Aufgaben zusätzlich zum Tagesgeschäft zu übernehmen? Können Sie ausfallende Mitarbeiter nachbesetzen?
• Haben Sie ein eigenes Team für das Gebäudemanagement, das Sie behalten möchten?

Ob Einzel-, Paket- oder Gesamtvergabe – letztlich müssen Sie individuell betrachten, welche Strategie am effizientesten ist.

Zeit für Ihre Ziele

Entscheiden Sie sich für die Auslagerung Ihres TFM, dann nehmen Sie sich Zeit. Denn der gesamte Prozess vom Vorbereiten der Vergabe über die Ausschreibungsphase – inklusive Erstellung der Unterlagen – bis zur Angebotsauswahl, Vergabe und Implementierung dauert. Beginnen Sie also frühzeitig mit den Planungen – am besten sechs bis neun Monate vor Auftragsstart. Sie haben den zeitlichen Rahmen festgelegt. Jetzt geht es an die konkreten Planungen.

Definieren Sie zuerst Ihre Ziele – und zwar smart. Beispiele sind:

• Kosten senken und Ressourcen sparen
• Konzentration auf das Kerngeschäft
• Rechtliche Sicherheit
• Qualität steigern

Was wollen Sie vergeben?

Haben Sie Ihre Ziele festgelegt, können Sie die Ausschreibung und Leistungen darauf zuschneiden. Dabei stehen im TFM vielfältige Services zur Wahl. Es umfasst alle Aufgaben rund um die Technische Gebäudeausrüstung (TGA) über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie. Geht es nur um die Phase des Gebäudebetriebs, sprechen wir vom Technischen Gebäudemanagement. Dazu gehört die Instandhaltung Ihrer TGA.

Gesetzliche Anforderungen, zum Beispiel aus der Betreiberverantwortung, zählen ebenso dazu wie die Gebäude und Anlagendokumentation. Das Objektmanagement kümmert sich mit einem CAFM-System darum, dass alle Wartungen und Prüfungen fristgerecht durchgeführt, Gesetze und Normen eingehalten und das Gewährleistungsmanagement sowie eine rechtssichere Dokumentation garantiert sind.

Die Ausschreibung

Sie wissen, warum und was Sie ausschreiben wollen? Dann gilt es, die Ausschreibungsunterlagen anzufertigen. Umso mehr und aussagekräftigere Informationen Sie liefern, desto spezifischer kann ein Dienstleister sein Angebot auf Sie zuschneiden. Also prüfen Sie, ob Ihnen alle erforderlichen Daten zu Ihrer Gebäudestruktur und TGA sowie die Laufzeiten zu bestehenden Verträgen vorliegen. Fehlen relevante Daten, führen Sie eine Datenerhebung durch. Genauso wichtig sind die genaue Leistungsbeschreibung, eine Kostenkalkulation und weitere Dokumente, wie Gebäudepläne und Informationen zu speziellen Anforderungen.

Abschließend empfiehlt es sich, Ihre finalen Unterlagen auf Widersprüche, Dopplungen oder fehlende Daten zu prüfen. Es passt alles? Dann senden Sie Ihre Ausschreibung an die zuvor ausgewählten Anbieter. Oft finden zusätzlich Objektbegehungen statt, damit die Bieter Leistungen besser abschätzen und Preise genauer kalkulieren können. Außerdem werden dabei offene Fragen geklärt. Nach Angebotseingang führen Sie Vertragsgespräche und -verhandlungen. Dann liegt es bei Ihnen, zu entscheiden, welches Angebot und welcher Dienstleister am besten zu Ihnen passen.

Die Entscheidung für den Richtigen

Die richtige Entscheidung zu treffen ist nicht einfach. Sie wie auch der Dienstleister verfolgen individuelle Ziele. Sie möchten zum Beispiel Gebäudekosten senken, Prozesse effizienter steuern und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Der Dienstleister sieht das Auftragsvolumen, will seine Marktanteile ausbauen und möglichst lange mit Ihnen zusammenarbeiten.

Entscheidend: Die Interessen beider in Einklang bringen und das Vergabe-Risiko für beide geringhalten. Unsere Experten aus dem FM Consulting unterstützen Sie gerne bei der Vergabe Ihres TFM. Oder informieren Sie sich direkt über unsere Services im Technischen Facility Management.