Definition Gewährleistungsmanagement
Als Gewährleistungsmanagement wird der Prozess der Verwaltung und Abwicklung von Gewährleistungsansprüchen verstanden. Es stellt sicher, dass eventuelle Mängel oder Unzulänglichkeit, die innerhalb der Gewährleistungszeit auftreten, von den ausführenden Unternehmen behoben werden. Zusätzliche Kosten entstehen für den Auftraggeber dadurch nicht. Das Gewährleistungsmanagement kann sowohl bei Produkten als auch bei Dienstleistungen zum Einsatz kommen.
Die Gewährleistung ist ein Rechtsbegriffs, der vielerorts verwendet wird. Darunter wird die Verpflichtung eines Verkäufers oder Dienstleisters verstanden, die Qualität und Funktionalität seiner Produkte zu garantieren. Somit dient die Gewährleistung dem Schutz von Verbrauchern und der Einhaltung von Qualitätsstandards. Im Facility Management müssen Anbieter oder Dienstleister daher die folgenden Punkte sicherstellen:
- Mängelfreiheit: Der Dienstleister garantiert, dass die erbrachte Dienstleistung oder das gelieferte Produkt frei von Mängeln ist und die vereinbarten Spezifikationen erfüllt.
- Funktionstüchtigkeit: Die Dienstleistung oder das Produkt soll ordnungsgemäß funktionieren und den vereinbarten Zweck erfüllen.
- Haltbarkeit: Die Gewährleistung kann auch die Haltbarkeit eines Produkts oder einer Dienstleistung abdecken, indem sie sicherstellt, dass es über einen angemessenen Zeitraum ohne signifikante Mängel funktioniert.
- Reparatur oder Ersatz: Wenn während der Gewährleistungsfrist Mängel auftreten, ist der Dienstleister in der Regel verpflichtet, diese zu beheben.
- Gewährleistungsfrist: Die Gewährleistungsfrist ist der Zeitraum, indem die Gewährleistung gilt. Dieser Zeitraum kann gesetzlich vorgeschrieben oder vertraglich festgelegt sein.
- Beweislast: In den meisten Fällen liegt die Beweislast bei Mängeln beim Dienstleister. Das bedeutet, dass dieser beweisen muss, dass die Dienstleistung zum Zeitpunkt der Lieferung mangelfrei war.
Wann ist die Gewährleistungsfrist verstrichen?
Die Gewährleistungsfrist richtet sich entweder nach gesetzlichen Vorgaben, oder orientiert sich an vertraglich festgelegten Zeiträumen. Nach Ablauf dieser Frist hat der Käufer oder Auftraggeber keine Ansprüche mehr auf Nachbesserung, Minderung, Rücktritt oder Schadensersatz aufgrund von Mängeln.
Gesetzliche Gewährleistungsfrist: In Deutschland beträgt die gesetzliche Gewährleistungsfrist in der Regel 24 Monate. Es sei denn, es wurde eine kürze oder längere Frist vereinbart. Die Frist beginnt normalerweise mit der Lieferung des Produkts, nach Abnahme der Werksleistung oder der Erbringung einer Dienstleistung.
Vertragliche Vereinbarungen: In einigen Fällen können Verkäufer oder Dienstleister eine längere Gewährleistungsfrist als die gesetzliche einräumen. Diese muss dann aber in den Vertragsbedingungen oder in separaten Garantieerklärungen festgelegt werden.
Was fällt unter Gewährleistungsmanagement?
Das Gewährleistungsmanagement umfasst alle Prozesse, die sicherstellen, dass Mängel erkannt und durch den zuständigen Lieferanten behoben werden. All das bezieht sich auf den Zeitraum, in dem die Gewährleistung gilt. Das Gewährleistungsmanagement spielt in unterschiedlichen Bereichen eine wichtige Rolle - so zum Beispiel bei Bauprojekten oder der Lieferung von Projekten und Dienstleistungen. Im Facility Management betrifft es folgende Bereiche:
- Kundenkommunikation: Die Kommunikation mit Kunden ist entscheidend, um mögliche Mängel zu identifizieren. Kunden sollten in der Lage sein, Gewährleistungsansprüche problemlos zu melden.
- Dokumentation: Das Gewährleistungsmanagement erfordert die ordnungsgemäße Dokumentation von Gewährleistungsansprüchen, die Art und den Umfang der Dienstleistungen sowie die Abwicklung von Ersatzleistungen.
- Instandhaltung: Wenn Probleme im Rahmen von Gewährleistungsansprüchen auftreten, werden diese durch das Gewährleistungsmanagement initiiert.
- Vertragliche Vereinbarungen: Das Gewährleistungsmanagement stellt sicher, dass alle vertraglichen Vereinbarungen eingehalten werden.
- Bewertung und Verbesserung: Die kontinuierliche Bewertung der Dienstleistungen und die Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Qualität sind wichtige Aspekte des Gewährleistungsmanagements.
- Kostenkontrolle: Das Kostenmanagement ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen wirtschaftlich erbracht werden können.
- Rechtliche und regulatorische Einhaltung: Das Gewährleistungsmanagement muss garantieren, dass alle rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit Facility-Management-Dienstleistungen erfüllt werden.
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