Definition Facility Management Software

Eine Facility Management Software ist eine spezialisierte Software, die bei der Planung, Überwachung und Verwaltung von Facility-Management-Aufgaben in einem Unternehmen unterstützt. Konkret können mithilfe einer solchen Software Aufgaben wie Wartung, Raumplanung, Ressourcenmanagement, Energieverwaltung und Sicherheitskontrollen koordiniert und automatisiert werden. Das Ziel einer FM-Software ist es, Betriebsabläufe effizienter zu gestalten und die Nutzung von Gebäuden und Anlagen zu optimieren.

Welche Kosten können mit einer solchen Software gespart werden?

Ein Computer Aided Facility Management System oder eine spezialisierte Facility Management Software ermöglicht eine allgemeine Prozessoptimierung. Dadurch können eine Vielzahl von Kosten im Facility Management reduziert oder optimiert werden. Konkret betrifft dies folgende Themen:

  • Wartungsoptimierung: Geplante und präventive Wartung reduziert Notfallreparaturen
  • Energieeffizienz: FM-Systeme ermöglichen eine bessere Kontrolle des Energieverbrauchs
  • Ressourcenauslastung: Eine gründliche Planung und Ressourcenkalkulation hilft, Leerstände zu minimieren und die Raumauslastung zu optimieren 
  • Zeitersparnis: Automatische Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben
  • Inventarverwaltung: Durch das genaue Nachhalten des Inventars werden Beschaffungskosten minimiert und der Verschleiß eingedämmt
  • Mitarbeiterproduktivität: Effizientere Prozesse führen zu einer höheren Produktivität der Mitarbeiter
  • Compliance und Risikomanagement: FM-Systeme helfen dabei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das Risikomanagement zu verbessern
  • Bessere Entscheidungsfindung: Mithilfe der Bereitstellung von Echtzeitdaten und Berichten unterstützen die Systeme eine fundierte Entscheidungsfindung

Worauf sollte bei einer FM-Software geachtet werden?

Eine Facility Management Software sollte detailliert auf die Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt werden. Daher sollten folgende Faktoren bei der Wahl eines Systeme beachtet werden:

  • Funktionalität: Eine FM-Software sollte alle für ein Unternehmen notwendigen Funktionen abdecken
  • Benutzerfreundlichkeit: Eine einfache Bedienung und intuitive Benutzeroberfläche sind wichtige Aspekte bei der Auswahl
  • Integration: Vorab muss geprüft werden, ob die gewählte FM-Software problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur eingebettet werden kann
  • Mobile Unterstützung: Es sollte sichergestellt werden, dass die Software über mobile Endgeräte erreichbar ist. Das erhöht die Flexibilität der Mitarbeiter
  • Berichterstattung und Analytik: Um wichtige Einblicke zu erhalten, muss die Software über eine umfassende Berichterstattungs- und Anaylsefunktion verfügen
  • Kosten: Neben den Lizenzkosten müssen auch Implementierungskosten sowie die Kosten für Schulungen und Wartungen berücksichtigt werden
  • Support und Referenzen: Bei Problemen bedarf es eines guten Kundensupports. Als Indiz dafür können bestehende Referenzen herangezogen werden

In welchen Bereichen wird eine FM-Software eingesetzt?

Überall dort, wo Gebäude und Immobilien verwaltet, oder Anlagen und Ressourcen optimiert werden sollen, kann eine Facility Management Software eingesetzt werden. Daher ist das Einsatzfeld für diese digitalen Lösungen breit gefächert. Nahezu jede Branche und Organisation kann eine FM Software einsetzen, um die Effizienz zu steigern, Betriebskosten zu senken oder die Ressourcennutzung zu optimieren. So kann eine Facility Management Software sowohl in der gewerblichen Immobilienverwaltung und bei Industrieanlagen als auch bei Behörden, in Bildungseinrichtungen, im Einzelhandel, im Hotel- und Gastgewerbe oder der Industrie und Büroverwaltung implementiert werden. 

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